Polityka Prywatności Podmiotu:
OSUMA Sp. z o.o. ul. Czyżówka 14/2.11, 30-526 Kraków, NIP: 679336122
Zachowanie poufności przekazywanych przez Państwa informacji jest dla nas bardzo ważne, dlatego
stworzyliśmy niniejszy dokument, aby przekazać w jaki sposób przetwarzamy dane. Znajdują się w nim między
innymi: cel i sposób przetwarzania danych oraz jak określamy nasze zobowiązania w zakresie powierzonych nam
danych. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i dostępu do informacji na stronie
www.osuma.pl na Państwa urządzeniach, służących do realizacji usług świadczonych drogą elektroniczną.
§1 Definicje
1. „Administrator” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który
samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby
takiego przetwarzania są określone i zgodne z prawem Unijnym lub w prawie państwa członkowskiego.
2. „Dane osobowe” dotyczą osoby fizycznej, względem której zbierane są informacje pozwalające na jej
identyfikację, w szczególności: imię i nazwisko, email, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator
internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną,
psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
3. „Klient” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny lub inny podmiot, który korzysta z usług
udostępnianych w ramach Serwisu lub na indywidualne zlecenie, na podstawie zawartej z Administratorem
umowy lub zamówienia.
4. „Newsletter”
– oznacza bezpłatną usługę świadczoną drogą elektroniczną, usługa cyfrowa, przez Administratora
na rzecz Użytkownika poprzez przesyłanie listów elektronicznych, za pośrednictwem których Administrator
informuje o wydarzeniach, usługach, produktach i innych elementach istotnych z punktu widzenia Administratora i
/lub w celu realizacji prawnie uzasadnionego celu Administratora, którym jest marketing bezpośredni, w tym
wysyłanie treści marketingowych i handlowych za zgodą Użytkownika.
5. „Przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach
danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie,
organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie,
wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie,
dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
6. „Odbiorca danych” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu
ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią.
7. „Zgoda osoby”, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli,
którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala
na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.
8. „Pliki Cookies” – oznacza dane informatyczne, w szczególności niewielkie pliki tekstowe, zapisywane i
przechowywane na urządzeniach za pośrednictwem, których Użytkownik korzysta ze stron internetowych
Serwisu.
9. „Powiadomienia Web Push”
– oznacza komunikaty zawierające m.in. informacje marketingowe, w tym o
aktualnych promocjach dostępnych w Serwisie, wysyłane przez Administratora do Twojej przeglądarki
internetowej.
10. „Serwis” – oznacza stronę internetową, pod którą Administrator prowadzi serwis internetowy, działającą w
domenie: www.osuma.pl
11. „Subdomena ALERT-Whistleblowing” – oznacza Platformę osadzoną na podstronie Serwisu, umożliwiającą
rejestrację nadużyć u Klienta. Platforma jest zarządzana przez Operatora Subdomeny wskazanego przez Klienta,
który jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych zgodnie z prawem Unii. Platforma jest narzędziem
udostępnionym do obsługi zgłoszeń zarówno imiennych jak i anonimowych. Decyzję o formie zgłoszenia
podejmuje zgłaszający ( Użytkownik) w momencie rejestracji zdarzenia.
12. „Operator Subdomeny” oznacza osobę fizyczną wskazaną przez Klienta w umowie, zajmująca się obsługą
zgłoszeń przypisanych na Platformie do Klienta.
13. „Urządzenie” – oznacza elektroniczne urządzenie za pośrednictwem, którego Użytkownik uzyskuje dostęp do
stron internetowych Serwisu.
14. „Użytkownik” – oznacza podmiot, na rzecz którego zgodnie z Regulaminem i przepisami prawa mogą być
świadczone usługi drogą elektroniczną lub z którym może być zawarta Umowa o świadczenie usług drogą
elektroniczną.
15. „RODO” – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu
takich danych.www.osuma.pl 2 | S t r o n a
§2 Administrator danych osobowych
1. Administratorem Państwa danych osobowych udostępnianych w ramach Serwisu jest: OSUMA Sp. z o.o. ul.
Czyżówka 14/2.11, 30-526 Kraków, KRS: 0001246526, NIP: 6793368122, REGON: 544956183.
2. Dane kontaktowe Administratora: biuro@osuma.pl
§3 Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Podczas przetwarzania danych osobowych wybieramy metody, które są odpowiednie do celu, dla którego dane
są przetwarzane.
Dostęp do danych osobowych mają tylko osoby upoważnione i które w zakresie swoich obowiązków służbowym
mają zawarte przetwarzanie danych osobowych. Dostęp do danych jest tylko w zakresie niezbędnych do celu i
charakteru przetwarzanych danych.
Dane przetwarzamy zgodnie z RODO, w szczególności w odniesieniu do: art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, f, RODO.
Dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
3.1. Przetwarzanie danych w celu realizacji umowy:
a) realizacji usługi na podstawie zawartej z nami umowy – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
b) marketingu produktów i usług – zgodnie z art. 6 ust.1 lit. a „zgoda” RODO,
c) działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z klientem lub kontrahentem, w tym odpowiedzi na
zapytanie kierowane przy użyciu formularza kontaktowego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
d) rozpatrywania skarg, reklamacji i wniosków i w ramach tych działań udzielania odpowiedzi na podstawie
art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
3.2 Przetwarzania danych w ramach uzasadnionych interesów:
Możemy również przetwarzać Dane Osobowe użytkownika, jeżeli przetwarzanie tych danych jest niezbędne do
ochrony naszych uzasadnionych interesów. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie Art.6 par.1 lit.f)
RODO. Przez nasze uzasadnione interesy rozumiemy przetwarzanie danych w następujących celach:
a) marketingowych lub badania opinii publicznej, chyba że zgłoszony został sprzeciw wobec przetwarzania
danych do tych celów,
b) pozyskania nowych klientów
c) pozyskania nowych kontaktów biznesowych
d) do ocen statystycznych lub analiz rynkowych
e) w celu oceny i optymalizacji pakietu/rozwiązania partnerskiego
3.3 Przetwarzanie danych w celu wypełnienia zobowiązań prawnych
W związku z wymogami prawnymi, a w szczególności przepisami prawa podatkowego jesteśmy zobowiązani do
przetwarzania danych osobowych przez długi czas. W tym przypadku przetwarzanie danych odbywa się na
podstawie Art.6 par1 lit. c RODO w połączeniu z przepisani podatkowymi i handlowymi, którym podlega
Administrator, a w szczególności:
a) przetwarzania danych osobowych kontrahentów i pracowników kontrahentów współpracujących z
Administratorem celem wypełnienia obowiązku podatkowego wynikającego z zawartej umowy czy
zlecenia, wystawienia faktury, rozliczenia -na podstawie art. 6, ust. 1, lit. c RODO
b) przetwarzania danych osobowych kontrahentów i pracowników kontrahentów współpracujących z
Administratorem w celu wypełnienia prawnie uzasadnionego interesu Administratora jak realizacja
umowy, dochodzenie roszczeń oraz związanych z prowadzonymi postępowaniami sądowymi, czy do
celów audytowych- na podstawie art. 6, ust. 1, lit. f RODO.
c) zapobiegania nadużyciom i oszustwom – w celu zapewnienia bezpieczeństwa w zakresie świadczonych
Usług zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
d) zapamiętania Państwa preferencji i ustawień takich jak: login, hasło, adres IP, data i godzina logowania
– w oparciu o art.6 ust 1 lit. f RODO oraz art. 398, Prawa komunikacji elektronicznej
3.4.Przetwarzanie danych powiązanych z Profilami w mediach społecznościowychwww.osuma.pl 3 | S t r o n a
Jeżeli wchodzisz w interakcje z naszymi profilami w mediach społecznościowych, przetwarzamy Twoje dane:
a) W celu udostępnienia Ci informacji o naszej działalności, prowadzenia działalności marketingowej oraz
udzielania odpowiedzi na pytania i komentarze przekazane za pośrednictwem portali społecznościowych
– podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f
RODO), polegającego na utrzymywaniu profilu w mediach społecznościowych;
b) Dla celów statystycznych i analitycznych związanych z prowadzeniem profili w mediach
społecznościowych – podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na poprawianiu jakości usług świadczonych za pośrednictwem
naszych profili w mediach społecznościowych.
3.5 Przetwarzanie danych w ramach subdomeny ALERT-Whistleblowing
a) Administratorem danych osobowych zarejestrowanych w ramach Platformy ALERT Whistleblowing
osadzonej w ramach Serwisu www.OSUMA.pl jest Klient, którego zarejestrowana sprawa dotyczy.
b) Operator Subdomeny wskazany przez Klienta, w umowie z Administratorem, będzie zobowiązany do
przestrzegania RODO oraz Ustawy o Ochronie sygnalistów.
c) Szczegółowy opis usługi oraz powiązana z nią polityka prywatności, są udostępniane Użytkownikom do
akceptacji, przed rozpoczęciem rejestracji sprawy. Użytkownik będzie zobowiązany zaakceptować
Regulamin i Politykę Prywatności powiązaną z usługą dostępną na subdomenie Serwisu, aby móc z niej
skorzystać.
d) Dane osobowe będą również udostępniane stronie trzeciej odpowiedzialnej za techniczne utrzymanie
Platformy ALERT Whistleblowing na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
§4 Zakres zbieranych danych osobowych
1. W procesie rejestracji i dalszego korzystania ze strony www.osuma.pl prosimy o podanie danych osobowych, w
celu realizacji świadczonych za ich pośrednictwem usług.
2. Do realizacji usług możemy potrzebować następujących danych:
a) imię, nazwisko, adresu email dla każdej z osób korzystających z naszych szkoleń.
b) imię, nazwisko, adres email dla osób korzystających ze wsparcia merytorycznego przy obsłudze
zgłoszeń nieprawidłowości zleconej przez Klienta na podstawie oddzielnej umowy
c) imię, nazwisko, stanowisko oraz adres email Operatorów Subdomeny wskazanych w umowie przez
Klienta celem wprowadzenia ich do systemu ALERT Whistleblowing na potrzeby obsługi
zarejestrowanych tam zgłoszeń.
d) imię i nazwisko, adres email, nr sprawy Użytkownika Portalu ALERT Whistleblowing w przypadku
zgłoszeń nie anonimowych. Ale także dane osobowe wynikające z załączonych do sprawy dokumentów.
3. Użytkownik serwisu przyjmuje do wiadomości, że podanie przez niego danych osobowych oznacza początek
przetwarzania przez Administratora i jest dobrowolne, jednakże brak zgody na ich przetwarzanie, może
skutkować niemożnością świadczenia przez Administratora na rzecz Użytkownika usług drogą elektroniczną za
pośrednictwem strony internetowej.
4. Użytkownikowi serwisu przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz ich poprawiania, sprostowania,
usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, jak
również prawo do żądania przekazania danych lub przekazania tych danych innej osobie.
5. W przypadku chęci skorzystania z przysługujących praw, prosimy o przesłanie wniosku na adres biuro@osuma.pl
6. Dane osobowe użytkownika są przechowywane przez:
a) czas świadczenia usług, aż do ich zakończenia świadczenia oraz po zakończeniu przez okres 5 lat,
zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
b) czas niezbędny do dochodzenia roszczeń przez Administratora lub ochrony przed roszczeniami, na
podstawie obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem przedawnienia roszczeń;
c) do czasu anulowania zgody, w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w konkretnym
celu;
d) przez czas niezbędny do rozliczenia środków publicznych, w którym Administrator zobowiązany jest do
przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe.
e) okres niezbędny do przeprocesowania sprawy zgłoszonej w ramach subdomeny ALERT, w tym czasu
niezbędnego do rozstrzygnięcia przez organy ścigania czy prawomocne wyroki sądów.www.osuma.pl 4 | S t r o n a
§5 Pliki Cookies
1. Przy pierwszej wizycie na stronie www.osuma.pl przekazujemy informację o używaniu plików cookies
(ciasteczek).
Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas odwiedzania strony
internetowej. Umożliwiają one prawidłowe działanie strony, personalizację treści, prowadzenie analiz
statystycznych oraz wyświetlanie reklam dopasowanych do zainteresowań. Pliki Cookiem pozwalają na
zapamiętywanie konkretnych danych. Są wymagane do korzystania z Serwisu, ponieważ umożliwiają m.in.:
prawidłowe wyświetlanie i obsługę formularzy,
utrzymanie sesji użytkownika,
zapewnienie bezpieczeństwa.
2. Pliki cookies mogą być:
a) sesyjne – usuwane po zamknięciu przeglądarki,
b) stałe – przechowywane przez określony czas lub do momentu ręcznego usunięcia.
3. Pozostając na stronie internetowej oznacza zaakceptowanie stosowania plików cookies, a brak zmiany, po
Państwa stronie ustawień przeglądarki, jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na używanie „plików cookies”.
4. Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia swojej przeglądarki, w zakresie obsługi i zapisu plików
cookies.
5. Pliki „cookies” wykorzystywane przez partnerów operatora strony internetowej, w tym w szczególności
użytkowników strony internetowej, podlegają ich własnej polityce prywatności.
§6 Prawa i obowiązki Użytkownika
1. Użytkownik, który przekazał Administratorowi swoje dane osobowe, ma prawo do:
a) dostępu do swoich danych -art.5 RODO (GDPR),
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych- art.16. RODO
c) usunięcia danych –art.17 RODO
d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
e) przenoszenia swoich danych do innego administratora,
f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jak również przetwarzania na potrzeby marketingu
bezpośredniego,
g) wycofania zgody w dowolnym momencie – art. 7 ust3 RODO
h) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Użytkownik uzna, że
przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
2. W każdej chwili użytkownik może domagać się realizacji swoich praw poprzez wysłanie wiadomości email na
adres skrzynki email:biuro@osuma.pl
3. W przypadku trwałego usunięcia przez Użytkownika danych osobowych, koniecznych do realizacji przez
Administratora usług świadczonych za pośrednictwem strony internetowej lub osadzonej na niej Subdomeny
ALERT, Użytkownik utraci możliwość korzystania z tych usług.
4. Użytkownik rejestrujący sprawę w ramach z Subdomeny ALERT-Whistleblowing, udostępnionej w Serwisie
www.osuma.pl, będzie zobowiązany wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z polityką
prywatności i regulaminem osadzonym na tej subdomenie, aby móc skorzystać z tej usługi. Szczegółowe zasady
korzystania z subdomeny ALERT-Whislteblowing oraz stosowana do niej Polityka Prywatności są dostępne dla
Użytkownika na stronie rejestracyjnej ALERT-Whistleblowing, osadzonej w Serwisie.
5. Pracownicy lub współpracownicy Klienta widocznego na liście podmiotów udostępnionej w ramach Platformy
ALERT-Whistleblowing są jedynymi Użytkownikami, którzy mogą rejestrować tam sprawy.
6. Użytkownik, który zarejestrował sprawę przekazuje swoje dane Klientowi do weryfikacji i tym samym Klient,
którego wskazał staje się Administratorem jego danych osobowych, zgodnie z Polityką Prywatności Klienta.
7. Lista obsługiwanych podmiotów dostępna na subdomenie ALERT Whistleblowing jest aktualizowana na bieżąco
w oparciu o aktywne umowy podpisane z Klientami na udostępnienie tej usługi.
8. Użytkownik, który losowo wybrał Klienta w ramach subdomeny ALERT zgłaszając nieprawidłowość, która nie
miała miejsca, naraża siebie na konsekwencje karne i dochodzenie prowadzone przez organy ścigania.www.osuma.pl 5 | S t r o n a
§7 Udostępnianie danych stronom trzecim
1. Możemy powierzać przetwarzanie danych osobowych stronom trzecim – podwykonawcom, mającym siedzibę na
terenie Unii Europejskiej. Z każdym podwykonawcą zawrzemy pisemną umowę obejmującą przetwarzanie
danych osobowych. Umowa będzie zobowiązywała podwykonawcę do wykonania umowy zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa oraz do przetwarzania danych osobowych w sposób zapewniający najwyższe
standardy, w takim samym zakresie jak my przetwarzamy.
2. W ramach Serwisu oferujemy dostęp do obsługi procesu płatności operatorom płatności, tj. PayPro S.A., PayU
S.A, Polski Standard Płatności ( BLIK) czy innych dostępnych opcji płatniczych, w zależności od wybranej opcji
płatności. W momencie dokonania płatności Administratorem Państwa danych staje się operator płatności i
obowiązuje wówczas Polityka Prywatności operatora.
3. Odbiorcami przetwarzanych danych osobowych będą podmioty dostarczające i wspierające systemy
teleinformatyczne Administratora, między innymi podmioty dostarczające platformy szkoleniowe, narzędzie do
rejestracji naruszeń udostępnione w ramach subdomeny ALERT Whistleblowing w oparciu o zawarte z tymi
podmiotami umowy powierzenia danych osobowych.
4. Odbiorcami przetwarzanych danych osobowych będą osoby wspierające merytorycznie obsługę zgłoszeń
zarejestrowanych na Platformie w oparciu o zawartą umowę między Administratorem a Klientem.
5. Administratorem danych udostępnionych w ramach Subdomeny ALERT-Whistleblowing staje się Klient, a w
szczególności wyznaczony przez niego Operator Subdomeny. Następuje to w momencie przejęcia do analizy,
zarejestrowanej przez Użytkownika, sprawy powiązanej z Klientem. Dane osobowe, o ile zarejestrowane przez
Użytkownika, będą przekazane jedynie do celów związanych z inwestygacją sprawy, a ich odbiorcą będzie
osoba/osoby wskazane w umowie zawartej z Operatorem Subdomeny. Obowiązki wynikające z par.7 leżą po
stronie Operatora Subdomeny, którego wybiera (wskazuje) Użytkownik w momencie wypełniania formularza.
6. W zakresie w jakim jest to uzasadnione celem przetwarzania będziemy również przekazywać dane osobowe
podmiotom, które działają na nasze zlecenie, a w szczególności:
dostawcom usług i rozwiązań informatycznych,
firmom współpracującym w ramach serwisów dostarczanych na potrzeby Administratora lub
jego Klientów
podmiotom świadczącym usługi księgowe,
podmiotom świadczącym usługi prawne, finansowe, ubezpieczeniowe i administracyjne oraz
organom ścigania w przypadku zaistnienia takiej konieczności
§8 Postanowienia końcowe
1. W zakresie nieobjętym niniejszą polityką prywatności stosuje się odpowiednie przepisy prawa polskiego.
Administrator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w polityce prywatności będących wynikiem
zmiany regulacji prawnych.
2. Użytkownik zatwierdzając niniejszą Politykę Prywatności zgadza się z jej warunkami.
3. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany w polityce prywatności, która może wynikać z postępu
technologii internetowej, ewentualne zmiany prawa w zakresie ochrony danych osobowych oraz rozwój
Serwisu.
4. Administrator nie odpowiada za utratę danych ani dostępu do nich, będącą efektem siły wyższej, ataku
hackerskiego, działań niepożądanych sztucznej inteligencji działającej w sieci, zagubienia przez
Użytkownika lub Operatora Subdomeny danych do logowania do złożonej sprawy, ani za skutki będące
konsekwencją takich zdarzeń.
5. Administrator nie przetwarza danych osobowych osób rejestrujących naruszenia na Platformie ALERT-
Whistleblowing ani nie odpowiada za działania „Operatora Subdomeny” ani ich skutki.
6. Administrator nie odpowiada za prawidłowe procesowanie zgłoszeń zarejestrowanych w ramach
subdomeny ALERT- Whistleblowing, ani ich skutki.
O wszelkich zmianach będziemy informować użytkowników w sposób widoczny i zrozumiały. Niniejsza Polityka
Prywatności obwiązuje od dnia 16.07.2026